COMPARACIÓN ENTRE EL CAPÍTULO 10 DEL “PMBOK” Y EL CAPÍTULO 10 DEL LIBRO “EL DIRECTOR PROFESIONAL DE PROYECTOS” DE PABLO LLEDÓ

Gestion de las comunicaciones

Introducción

A continuación se analizará la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto basados en libro “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos” (Guía del PMBOK) y el libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó.

Lo que se pretende es mostrar similitudes y diferencias en la gestión de las comunicaciones e identificar los elementos más relevantes de ambas obras con el fin de lograr una guía práctica para el desarrollo de la gestión de las comunicaciones de un proyecto.

Visualizaremos la gestión de las comunicaciones como la identificación de los interesados, planificación de las comunicaciones, distribución de la información, gestión de las expectativas de los interesados e informar el desempeño para el desarrollo de dicho ensayo.

Resumen Ejecutivo

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicación se realice. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.

La gestión de las comunicaciones implica definir un conjunto de acciones y procedimientos mediante los cuales se logre brindar el apoyo en el campo de la información, participación y opinión.

Muchos de los problemas que enfrentamos en los grupos de trabajo se encuentran relacionados con la comunicación los cuales causan alteraciones en el accionar de los grupos generando como resultado negatividad para las acciones en general.

Es por ello la importancia para un gerente de proyectos, emplear la comunicación y con ello promover su uso apuntando hacia los buenos procedimientos con el fin de obtener nuevas ideas para el manejo en pro de llegar a resultados positivos.

Desarrollo del tema

Después de realizar el análisis de los capítulos 10 del PMBOK y del libro de Pablo Lledó vemos como ambos explican la importancia de la gestión de las comunicaciones y como esta clave para el logro de los objetivos planteados por una organización en el desarrollo de proyectos.

Explican las diferentes técnicas de comunicación si las mismas son formales o informales, escritas u orales y si deben ser dirigidas a lo interno o externo de la organización.

La gestión de las comunicaciones se basa en cinco procesos, empezando por la identificación de los interesados, la planificación de las comunicaciones, distribución de la información, la gestión de las expectativas de los interesados y por último informar el desempeño, dichos procesos se ven claramente identificados en ambos libros, los cuales además de explicar los conceptos recalcan la importancia que cada uno representa en las diferentes etapas del proyecto.

La guía conceptualiza los argumentos de una manera más formal causando así en algunos casos dificultades en el entendimiento de los conceptos, sin embargo la estructuración que establece es mucho más completa en términos que la que presenta Lledó, al final vemos claramente como este libro El Director Profesional de Proyectos fundamenta sus explicaciones en esta guía pero su intención radica en hacer más comprensible la literatura expuesta para los diferentes lectores.

Otra de las cosas importantes que mencionan ambos libros es que los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto, por ende debemos de poner bastante atención a como vamos a planificar y que estrategia vamos a utilizar ya que un mal entendido puede encausarnos al fracaso de una actividad repercutiendo en los objetivos planteados dando como resultado acciones vinculantes hacia el éxito del proyecto.

En cuanto a la planificación de la información Lledó expone preguntas como ¿Qué información necesitan los interesados?¿Cuándo necesitaran la información ¿ Cuantos canales hay involucrados? ¿Quién se comunica con quién? Entre otras dándonos un enfoque más práctico de entendimiento lo cual si lo complementamos con lo que nos expone el PMBOK en su estructura base podremos lograr una excelente matriz de comunicaciones en donde se establecerá que debemos documentar, quienes son los responsables y con que fin debemos informar para el buen desempeño del proyecto. Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento justo y con el impacto apropiado.

Por otro lado puntualizan que la distribución de la información debe establecerse de una forma efectiva y la misma sea dimensionada con el fin de abarcar todas las partes, ejemplifican las diferentes maneras de aplicarlas, y además como podemos preparar la misma para que sea de entendimiento general.

En la gestión de expectativas ambas lecturas establecen como encargado de su aplicación al gerente de proyectos y como el buen manejo de esto le proporcionará la satisfacción de los diferentes interesados, es importante destacar que para este punto en particular debemos de ser firmes en las decisiones que tomemos ya que una varianza en los alcances del proyecto puede significar factor determinante para el alcance de los objetivos.

Finalmente se habla de informar el desempeño proceso que consiste en recopilar y distribuir la información del desempeño del proyecto, incluyendo informes de estado, mediciones de avance y proyecciones. Dichas obras consideran que para que estos informes sean efectivos debemos de hacer uso de herramientas como análisis de variación entre línea base y valor real y/o ganado, proyecciones entre otras que al final nos ayudan a determinar como estamos y para donde vamos y como podremos eventualmente mejorar si estamos mal posicionados.

Mapa Conceptual

Conclusiones

· La identificación de los interesados nos permite establecer los canales de comunicación obteniendo así que tanto el equipo de proyecto como personeros externos cuenten con la información necesaria para la toma de decisiones en la ejecución del proyecto.

· Realizar una buena planificación para la gestión de la comunicación nos permite identificar de qué forma se va a procesar la información, que técnica de comunicación se va a utilizar, como la misma va a ser distribuida y al final que valor agregado nos generará dicha información.

· Mantener a los interesados del proyecto informados adecuadamente nos aseguraran un seguimiento puntal de las acciones a seguir y de la misma manera permitirá establecer relaciones labores amenas con el fin de no crear conflictos que a la postre pueden ser nefastos para el éxito del proyecto.

· Para la toma decisiones es importante establecer informes de seguimiento que nos permitan corregir cualquier desviación que pueda existir en los objetivos del proyecto.

Recomendaciones

· Para completar toda la teoría adquirida en el PMBOK y lograr una mayor comprensión de la teoría es importante realizar los ejercicios prácticos y leer los consejos que están en el libro de Lledó.

· Un buen punto para tomar en consideración es que cuando realicemos un plan de gestión de comunicaciones debemos identificar cuales informaciones deben de ser recopiladas y mismo tiempo como las mismas deben de ser distribuidas a los interesados de una manera oportuna permitiendo así tomar acciones para la normal ejecución del proyecto.

· Un buen Director de proyectos deberá desarrollar y dominar la habilidad de comunicación, sin importar los conocimientos y experiencia que tenga, ya que gran parte del éxito del proyecto se centrará en la manera de comunicar.

· Debemos tratar de que los canales de comunicación establecidos no se presentes ruidos que pongan en riesgo los procesos, el direccionamiento de las comunicaciones debe de estar bien monitoreado buscando siempre la mejora continua.